仕事の生産性・効率をあげるコツ コクヨのシンプル整理術から学ぶ

コクヨのシンプル整理術

みなさん、職場・オフィスでの「整理整頓」は意識的に実施できていますか?

他の人の職場はどう整理されているのだろうか…??

自分のデスク周りはみんなと比較したらきれいな方なの…??

私も同感なのですが、ちょっと気になりますよね。

ざっとでいいので、事例集・アイデア集のような本がないかなぁと思っていた時に、
文房具やオフィス用家具で有名な「コクヨ」さんから「仕事がサクサクはかどる コクヨのシンプル整理術」が発売との情報をゲットしました。

2017年10月27日に発売とのことで、さっそくAmazonでポチっと予約しておきました。

本が届いてからもなかなか読む時間が取れず、
発売から1週間ほどたってしまいましたが、備忘録的に要点をまとめていきたいと思います。

あくまでも自分なりに。

100のコツということで、全部を紹介するのは難しいので、いくつかピックアップしていきたいと思います。
(ネタバレになるとコクヨさんから怒られるので、感想を述べる形で)

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1、コンパクトに収めるメソッド

ファイルボックスは1個しか持たない

No.003

1個しか持たないというところがいいなと思いました。
決めきるってことですね。
収納する場所が限定されていると、そこを基準にしてモノを考えるので、結果的にスッキリするものです。

収納できるモノだけ持つ

No.008

これもNo.003に近いことですが、「溢れさせない」ということですよね。
バッグのサイズや形状にモノを合わせていくという発想。
仕事でも十分に活用できます。

営業カバンはシミュレーション&整理する

No.015

シミュレーションするってところにグッときました。
整理整頓って、結局「何のためにするのか?」が大事なわけです。
シミュレーションって先のことを思い描くわけですから、その上で整理整頓すればきっと良い方向にいくはずです。

モノの住所を決める

No.017

モノって帰る場所がなかったり、帰る場所が曖昧だったりすると、結果的にごちゃごちゃになってしまうんですよね。
住所なしに片づけなしって思っている私からすると、そうそうって共感できる内容でした。

バッグは中身も立たせる

No.019

私も立たせています。挿すって感じです。折り畳み傘からパソコンから文房具からなにから。
瞬時に取り出せて、瞬時に収納できるカバンが私の中での理想です。

捨てるをルーティン化する

No.028

ルーティン化=習慣化。これって一番強いと思います。
整理整頓も習慣化ができなければ完璧ではありません。
【まとめ】整理整頓のコツ これだけ見ておけばもう大丈夫!! のコツ6「習慣化する(短時間)」でも紹介しています。

2、検索性にこだわるメソッド

マスキングテープをラベルにする

No.035

なるほどなぁと思いました。
マスキングテープってほんとに汎用性があって、最近は結構話題にもなっています。

マスキングテープの世界 マステ女子の加藤奈緒さんの中身がヤバすぎると話題 #マツコの知らない世界

デザイン性も上がってきていますし、すぐに剥がせてお手頃価格となると買いですね。

ラベリングは【保存版】整理整頓の仕方~たった5ステップでサクサク片付く秘訣~ でも紹介 ステップ5「ラベリング」

ざっくりしたカテゴリーに分けて持つ

No.037

「だいたい決める」っていうことが意外と大事なことだと思います。
整理整頓って、答えを出しすぎるのも良くなくて、徐々に生活しながら最適化をしていくって方がいいと考えています。
ですので、ここはとても共感できました。

立ち寄る場所に情報を集約する

No.043

何においても利用頻度の高い場所にまとめておくということが大事だと感じました。
ここではリアルな環境の中での動線という観点で書かれていましたが、デジタル環境でも当てはまると思います。
私の場合ですと、パソコンの中が仕事上で一番立ち寄る場所で、ブラウザ1ページ内で各タスクへの動線をめちゃくちゃ作っています。

グルーピングして収める

No.050

グルーピングしておくと何がいいかって、取り出しやすさもありますが、なにより戻しやすさだと感じています。
グルーピングがしっかりできていなければ、時間が経てばたつほど散らかります。(経験済み…)
で、その整理・処理がとても大変になります。(経験済み…)

フロー・ストックの流れで管理する

No.052

フローとストックの切り分けができていないと、ごちゃごちゃになります。
今動かしているモノ・コトはフローに分類して、終わったことはストックに分類する。
ここの分岐は作っておいた方がいいと思います。

ラベルにイラストを入れる

No.054

応用テクニックですよね。
視認性があがるので、イラスト・アイコンがあるだけではっきりします。
複数人で管理する場合や、不特定多数の人と管理する場合は是非導入したいところです。

シールの色で判別する

No.060

これもNo.054同様に視認性のコツですね。
ただし、カラフルになりすぎると余計にわかりづらくなるので注意が必要と思われます。
パッと見で分類を把握したい場合に適しています。

3、モチベーションを上げるメソッド

TODOリストは「見せる」

No.062

常に目に入る場所にTODOを置くと、やらなきゃという気になります。
私の場合はパソコンのデスクトップ付箋で3つだけTODOを書いています。
結局、人間って、できるタスクは3つぐらいなんですよね。

好きなものだけを視界に入れる

No.064

楽しい気分で仕事ができるってとても重要なことだと思います。
モチベーションをあげることができる工夫は積極的に実施していけばいいと感じました。

紙とアプリのふせんを使い分ける

No.070

何が引っかかったかというと、「アナログとデジタルの使い分けを自分なりに考える」という点です。
ここでは、急ぎのものは「紙」、それ以外は「アプリ」でメモと紹介されていました。
私はすべてアプリでデジタル付箋を活用します。情報は1つにまとめたい派ですので。

仏像ファイルを使う

No.074

テキストだけだと伝わりにくいかもしれませんが、個性的なアイテムで仕事に変化を加えたり効率化したりする観点がおもしろいと感じました。
ここも自分なりに、自分のキャラを出して楽しくできればいいと思いました。

朝に整理する

No.078

これもルーティン・習慣化に関連しますが、時間を決めて整理整頓することはとてもいいことです。
特に、朝は集中力が研ぎ澄まされていますし、今日一日何をするかを確認できます。
朝に整理整頓することはおすすめです。

4、仕事の自由度をあげるメソッド

どこにでも、あっという間に自席をつくる

No.092

フリーアドレスのオフィスも増えてきましたし、通信技術の進歩で、ノマドワークも容易になっています。
働き方改革というムーブメントがある中で、どこでもすぐに仕事環境をつくることはこれからの社会で必須かなと思うので、とても共感できました。

情報はGoogleに集約する

No.095

仕事の効率化を考えたときにGoogleのサービスはとても協力なパートナーだと私は思っています。
情報やアクションを集約したり、集約できなくても繋いだりして効率的に動いていくことはとても大事だと感じます。

ペンケースは赤を使う

No.096

これは実践できてなかったことでした。
まぁ、赤ではなくともカバンの中に入れるもので、よく使うものはとことん目立たせるという発想はおもしろいと思いました。

欲しい文具は自作する

No.098

「自作する」という発想・行為がとても大好きです。
なぜなら、自分なりに創意工夫して形にするわけですから。とてもクリエイティブ。

私もiphoneケースを改造したりして効率化を図ったこともあります。
通勤時間を無駄にしない!iPhone2台持ちで効率的な文字入力

印刷しない

No.100

紹介されていた中で「パソコンをプリンターにつながない」という事例がありました。
ここまで徹底できればスッキリするでしょうね。
私も紙は極力出さない派ですが、もっと突き詰めてもいいかもしれないと感じました。

まとめ

コクヨ整理術まとめ

この本の冒頭でも述べられていますが、
「整理整頓は楽しんでほしい」ということです。

絶対にこうしないといけない といったルールは整理整頓にありません。

自分なりに、楽しんで、より良くするということです。

今回、この本から新たにインスピレーションをもらった点もありますし、
自分ならこうするなぁとか、あぁなるほどな~と共感することもありました。

自分なりにアウトプットしてこうと思います。

サクッと読める内容になっており、とても読みやすかったので、
時間がないけど興味ある…という方にはおすすめです。

みなさんも
是非、目を通してみてください。

では、みなさん、
シュッとした人生を!!

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